Документы АО - ИФК Каминцентр

За долгие годы работы у любого общества накапливается множество различных документов, связанных с финансовой отчетностью, кадрами и т.п. При этом в акционерных обществах есть множество других важных для общества документов, например, таких как: решение о выпуске ценных бумаг, протоколы заседаний совета директоров и общего собрания акционеров, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании, на получение дивидендов и т.п. Возникают разные вопросы, например:

Какие документы необходимо хранить и как?
Какой срок хранения у документов?
Кто имеет доступ к данным документам?

Данный вопрос регулируется Постановлением ФКЦБ № 03-33/пс от 16 июля 2003г. «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Настоящее Положение устанавливает порядок и сроки хранения документов акционерного общества, а также порядок уничтожения документов срок хранения по которым закончился.

Кто несет ответственность за организацию хранения документов?

Генеральный директор акционерного общества.

Как правильно рассчитать срок хранения документов?

Отсчет срока хранения документа начинается с 1 января года, следующего за годом создания документа.

В каком виде хранятся документы в обществе?

Хранению подлежат подлинники, а в случае утраты документа – хранится копия данного документа и акт об утрате.

Как учитываются документы акционерного общества?

Для учета документов можно порекомендовать вести специальный журнал учета документов акционерного общества, в котором указывается наименование документа, место хранения (подразделение, отдел), дата создания документа, срок хранения, дата уничтожения документа / передачи в архив общества.

Срок хранения: ПОСТОЯННО

Решение об учреждении (создании) общества
Договор о создании общества
Договор о присоединении (слиянии) общества
Передаточный акт
Решение о разделении, выделении или преобразовании
Разделительный баланс

Протоколы торгов (аукциона, конкурса) по купле-продаже земельных участков, зданий
Договоры купли-продажи земельных участков, зданий

Документы об учете владения (свидетельства о включении в реестр, карты учета), пользования, распоряжения имуществом, помещений, земельных участков в пользование, распоряжении, аренду, собственность организации

Учредительные документы (устав), изменения и дополнения к ним
Свидетельство о государственной регистрации общества

Документы по ценным бумагам:

Решение о выпуске ЦБ
Проспекты эмиссии
Отчеты об итогах выпуска ЦБ
Уведомления о регистрации выпуска и отчета об итогах выпуска ЦБ

Положения о филиалах и представительствах

Материалы, предоставляемые акционерам к годовому общему собранию:

Годовой отчет;
Годовая бухгалтерская отчетность (бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, приложения к ним, аудиторское заключение, пояснительная записка)
Заключения ревизионной комисии

Сводная бухгалтерская отчетность

Протоколы общих собраний акционеров

Протоколы заседаний:

совета директоров;
коллегиального исполнительного органа;
ревизионной комиссии

Решения единоличного исполнительного органа:

приказы и распоряжения по основной деятельности

Бюллетени для голосования на общим собрании акционеров

Комментарий к порядку хранения:
счетная комиссиия общества упаковывает бюллетени в конверт, опечатывает, заверяет подписью членов счетной комиссии. Конверт передается на хранение в сейф.

Доверенности, выданные акционерами на участие в общем собрании акционеров

Комментарий к порядку хранения:
доверенности прошиваются в виде отдельных папок по каждому собранию акционеров, нумерются и делаются заверительные надписи членов счетной комиссии общества

Списки:

аффилированных лиц;
лиц, имеющих право на участие в ОСА;
лиц, имеющих право на получение доходов по ЦБ;
лиц, имеющих преимущественное право приобретения ЦБ;
лиц, имеющих право требовать выкупа принадлежащих им акций

Ежеквартальные отчеты эмитента за 1 квартал финансового года

Регистрационный журнал (по ведению реестра)

Лицензии

Документы о приватизации (постановления, решения)

Контракты с генеральным директором

Правила, инструкции, регламенты, методические рекомендации АО

Описи документов, передаваемых в архив, и акты о выделении документов к уничтожению

Срок хранения: 75 лет

Приказы и распоряжения генерального директора по личному составу

Срок хранения: Не менее 5лет

Приказы и распоряжения генерального директора по административно-хозяйственным вопросам

Контракты с членами правления АО

Документы бухгалтерского учета общетва

Отчеты независимых оценщиков

Документы бухгалтерской отчетности (квартальной)

Лицевые счета акционеров (при самостоятельном ведении реестра)

Ежеквартальные отчеты эмитента за 2, 3, 4 кварталы

Срок хранения: 3 года

Документы, подтверждающие факт рыссылки сообщений о проведении общих собраний

Срок хранения: Не менее 1 года

Документы бухгалтерской отчетности (месячной)

Документы, подлежащие опубликованию или раскрытию в АО:

существенные факты, публикуемые АО
сведения о приобретении АО более 20 % акций иного АО
уведомления об общих собраниях (при опубликовании в периодическом печатном издании)
информация о раскрытии АО на странице в сети Интернет годового отчета и годовой бухгалтерской отчетности

Срок хранения: 3 года после замены новыми

Внутренние документы АО:

Положение об общем собрании акционеров;
Положение о коллегиальном исполнительном органе;
Положение о совете директоров;
Положение о генеральном директоре;
Положение о ревизионной комисии;
Положение о счетной комиссии;
Кодекс корпоративного поведения

Из чего состоит процедура по уничтожению документов общества?

В акционерном обществе создается экспертная комиссия, в состав которой входят представители отделов и руководитель общества. Данная комиссия рассматривает документы с истекшими сроками хранения и составляет акты о передаче данных документов в архив либо об уничтожении.
Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле.